Trainingsplan

Trainingsplan

Een trainingsplan, lesplan of draaiboek is een document waarin je als trainer beschrijft hoe je jouw training gaat uitvoeren. Bij Bridge2learn gebruiken we een format dat in de afgelopen tien jaar ontwikkeld is en inmiddels door honderden trainers gebruikt wordt. Op deze pagina kun je een template downloaden en vind je ook een toelichting op de onderdelen. Ook laat ik in dit artikel zien wat de voordelen van een trainingsplan zijn en hoe ik hiermee werk.

Wat is een trainingsplan?

Voordat ik het nut van zo’n plan laat zien, moeten we even afstemmen wat een trainingsplan nu eigenlijk is. Een trainingsplan beschrijft hoe je een training gaat uitvoeren. Het is dus geen beschrijving van de inhoud, bijvoorbeeld de theorie, van de training. De inhoud van een training staat meestal in hand-outs, artikelen, readers, filmpjes en boeken. In een trainingsplan beschrijf je op welke manier je die inhoud zo gaat overdragen dat jouw deelnemers er zoveel mogelijk van gaan leren. Het gaat dus over het ‘hoe’ en niet over het ‘wat’.

Als je alleen een presentatie geeft, heb je geen plan nodig. Een presentatie is ook geen training en levert doorgaans ook weinig leerrendement op. Als je van een presentatie een training of workshop met activerende werkvormen wil maken, dan is een trainingsdraaiboek of -plan nuttig. Activerende werkvormen kun je doorgaans niet improviseren. Daar heb je bijvoorbeeld materialen voor nodig, schriftelijke instructies, een casus, ruimte op de vloer.

Waarom een trainingsplan?

Misschien ben jij wel iemand die een training helemaal uit je hoofd geeft. Of misschien staat jouw training wel in PowerPoint en vind je zo’n extra document overbodig. Het kan natuurlijk ook zo zijn dat je sowieso niet van plannen houdt. Misschien wil je flexibel meebewegen met de groep en vind je zo’n trainingsplan een keurslijf. Als je deelnemers tevreden zijn, waarom zou je dan met een lesplan of draaiboek gaan werken?

Het schrijven van een goed plan kost tijd. Ik vind het ook niet altijd leuk om te doen. Maar het levert heel veel op. De volgende voordelen heb ik zelf ervaren, maar hoor ik ook terug van trainers die met een trainingsplan, lesplan of draaiboek gaan werken:

  1. Een trainingsplan helpt je om de doelen expliciet te maken van jouw training en van jouw werkvormen. Het expliciet maken van doelen is één van de belangrijkste succesfactoren voor een goede training. Zie ook dit artikel over gedragsdoelen.
  2. Het helpt je om jouw training goed te doordenken. Je hebt de hele training als het ware al een keer afgespeeld in je gedachten. En je zult merken dat je daar steeds beter in wordt. Omdat ik altijd (ja echt, iedere training opnieuw) met een trainingsplan werk, word ik steeds beter in het inschatten van de lengte van werkvormen. Het gebeurt me steeds vaker dat een training precies volgens plan verloopt. Je zult mij zelden zien haasten of opmerkingen horen maken als ‘Gezien de tijd…‘.
  3. Een trainingsplan geeft rust in je hoofd. Je hoeft niet op het laatste moment nog van alles uit je hoofd te leren. De werkvormen staan op papier en daar kun je altijd op terug vallen.
  4. Een trainingsplan helpt je bij het evalueren en bijstellen van je training. Na afloop van een training kun je notities maken zodat je de volgende keer werkvormen iets kunt aanpassen. Als je niks op papier hebt staan, wordt dat lastig.
  5. Een trainingsplan maakt jouw training enigszins overdraagbaar aan collega-trainers met dezelfde inhoudelijke kennis.
  6. Een trainingsplan verkort de voorbereidingstijd als je een training moet herhalen.

Hoe gebruik je een trainingsplan tijdens je training?

Misschien vraag je je af of zo’n trainingsplan dan geen keurslijf wordt bij de uitvoering van een training. Je wilt met je aandacht bij de deelnemers zijn en niet steeds op je klok en in je trainingsplan kijken. De waarheid ligt in het midden. Als je nooit op de klok kijkt, krijg je weer andere problemen.

Bij mij werkt het zo.

Het voorblad van het trainingsplan (met daarop het programma-overzicht) heb ik altijd links bovenop liggen. Daarnaast ligt de rest van het trainingsplan met bovenop het onderdeel waar ik op dat moment mee bezig ben. Op die manier kan ik zowel het totaalplaatje als het onderdeel waar ik mee bezig ben in de gaten houden.

Tijdens de uitvoering krabbel ik al kleine evaluatie-notities op het voorblad. ‘Instructie bij opdracht 3 duidelijker uitwerken.’ ‘Volgende keer met eigen doelen van deelnemers werken.’ ‘Oefening interactie duurde 60 minuten’ Na de training verwerk ik deze notities meteen in rood in het trainingsplan. Als ik dit trainingsplan later nog eens gebruik, of onderdelen daaruit, zie ik meteen deze notities staan en kan ik het trainingsplan op dat moment aanpassen.

Als ik merk dat ik uitloop, dan kan ik daarop meteen anticiperen. Ik kort dan een volgend onderdeel iets in of sla iets over. Meestal zeg ik daar niets over tegen de deelnemers. Wat niet weet, wat niet deert. Advies: zeg in ieder geval niet: “Eigenlijk had ik nu nog een heel leuke werkvorm, maar gezien de tijd slaan we die nu over.” Val jouw deelnemers niet lastig met je eigen ongemak of planningsfouten als dat niet bijdraagt aan het doel van de training.

Ik kreeg eens een leuk compliment dat alles te maken had met mijn trainingsplan. Iemand volgde bij mij een training over omgaan met weerstand in trainingen. Aan het einde van de training zei hij: “Mijn grootste leerervaring is misschien wel niet de inhoud, maar dat jij een vol programma hebt, maar toch de hele dag de rust zelf bent en ook nog eens exact op tijd klaar bent. Hoe doe je dat?”

En wat doe je als je even de draad kwijt bent?

Lach vriendelijk naar je deelnemers en geef ze een extra pauze. Of vertel dat je de draad kwijt bent en even gaat opzoeken waar je gebleven was. Waarom niet? Laat alsjeblieft het idee los dat een training een theatershow is die helemaal uit het hoofd gegeven moet worden. Je bent gewoon samen aan het werk en natuurlijk mag je dan ook even iets opzoeken als dat nodig is.

In werkelijkheid zal dit zelden gebeuren. Want in een echte training (geen presentatie) zijn de deelnemers zo vaak zelf aan het werk, dat je tussendoor voldoende tijd hebt om in je plan het volgende onderdeel te bekijken.

Trainingen ontwerpen en uitvoeren

Het ontwerp en de uitvoering van een training horen bij elkaar. Door een goed ontwerp verbeter je jouw uitvoering en door een goede uitvoering kun je jouw ontwerp weer verbeteren. In de train-de-trainercursus van Bridge2learn leer je trainingen ontwerpen en uitvoeren.

doelgericht of flexibel trainen

Doelgericht of flexibel trainen?

Als we trainers zouden indelen in verschillende groepen (wat ik niet wil, maar soms toch stiekem doe) dan is de indeling in ‘doelgericht’ versus ‘flexibel’ zeker één van de mogelijkheden. Maar wat is nu het beste?

Een karikatuur van twee soorten trainers:
De flexibele trainer. Aan de ene kant heb je de trainers die zweren bij aansluiting bij de deelnemers. Zij zetten daarom liever weinig of niets vooraf op papier. Ze bewegen mee met de energie van de groep en slaan de meest fantastische zijwegen in. Ze kunnen goed improviseren en zijn daar trots op.
De doelgerichte trainer. Aan de andere kant heb je de trainers die veel tijd stoppen in de schriftelijke voorbereiding en hun trainingsplan nauwgezet volgen. Hun programma is heel methodisch opgebouwd, de inhoud staat als een huis en ze wijken daar ook niet van af.

Als zo’n verschil een keer ter sprake komt, dan hoor ik trainers wel eens zeggen Je moet trainen zoals het voor jou goed voelt’. Maar dat vind ik toch iets te makkelijk. Je authentieke zelf zijn is mooi, maar als dat schadelijk is voor je deelnemers kun je toch beter je aanpak veranderen. Trainen is namelijk een vak. Ik hoop dat een chirurg mij ook niet opereert ‘zoals het voor hem goed voelt’.

Mijn boodschap: Ik wil af van die tegenstelling tussen doelgerichtheid en flexibiliteit, want een goede trainer is volgens mij niet in één van die hokjes te stoppen. Ik vind dat doelgerichtheid en flexibiliteit allebei bij het trainersvak horen. Sterker nog: ze kunnen niet zonder elkaar. We moeten ze dus niet tegen elkaar uitspelen, maar met elkaar verbinden!

Flexibiliteit zonder doelgerichtheid wordt chaos. Als je alleen maar aansluit bij de groep, kan dat betekenen dat je heel andere dingen gaat doen dan dat waarvoor je gevraagd bent door de opdrachtgever. Je beweegt misschien mee met enkele vragen van deelnemers, terwijl de rest van de deelnemers zich zit te verbijten omdat ze niet krijgen waarvoor ze gekomen zijn. Je voert werkvormen uit die minder effect hebben omdat je ze niet goed hebt voorbereid.

Doelgerichtheid zonder flexibiliteit wordt een keurslijf. Als je precies weet waar je wilt komen, maar geen rekening houdt met wat er in de groep gebeurt, raak je het contact met de groep helemaal kwijt. Je wordt dan een soort zendmast die een radio-uitzending geeft zonder dat je weet of de boodschap wel landt.

Hoe ziet ‘flexibele doelgerichtheid’ eruit voor een trainer?
Een paar voorbeelden:

  1. Voor een training heb je gedragsdoelen nodig. Om die te formuleren heb je zowel doelgerichtheid nodig (ja duhh…) maar ook flexibiliteit. Want je past deze doelen regelmatig weer aan, bijvoorbeeld voor een nieuwe doelgroep.
  2. Een goede training is methodisch opgebouwd. Je werkt stap voor stap naar de gedragsdoelen toe. Maar door de onderdelen ruim te plannen, geef je jezelf ruimte om bij de uitvoering flexibel te zijn.
  3. Tijdens de uitvoering ben je flexibel binnen het kader van de afgesproken doelen. Juist omdat je je doel helder hebt, kun je af en toe ook werkvormen inkorten, weglaten of toevoegen als je denkt dat dat beter zal werken of als je in tijdnood komt.
  4. Werkvormen kopieer je niet blindelings uit een boek of van een andere trainer. Je wilt er een doel mee bereiken (doelgerichtheid) en om daar te komen, pas je jouw werkvormen dus regelmatig aan. (flexibiliteit)

Recent startte ik met een groep die zojuist te horen hadden gekregen dat hun collega in het afgelopen weekend was overleden. Je begrijpt dat op zo’n moment de planning even aan de kant gaat. Daarna ga ik puzzelen hoe we de belangrijkste doelen van de dag toch kunnen bereiken in de resterende tijd. Ook zo’n situatie vraagt dus om zowel doelgerichtheid als flexibiliteit.

Twee van mijn favoriete tegeltjeswijsheden zijn:

Geen enkel trainingsplan overleeft het contact met cursisten.
Je kunt pas improviseren als je de partituur kent.
Je kunt je nog zo goed voorbereiden, uiteindelijk pas je altijd iets aan. Improviseren is belangrijk, maar dat kan pas als je je voorbereid hebt. Beide zijn ze waar en ze houden elkaar in evenwicht.

Doelgerichtheid en flexibiliteit kunnen niet zonder elkaar
Dat geldt niet alleen voor het trainersvak, maar dat geldt eigenlijk voor het hele leven. Ik maak plannen voor mijn bedrijf maar ik realiseer me ook dat niet alles te plannen valt. Mijn doelen voor ieder jaar geven mij richting, maar ik ben altijd bereid om zowel de doelen als de aanpak onderweg bij te stellen.

Doelgericht én flexibel leren trainen?

Als jij het trainersvak wilt leren en zowel doelgericht als flexibel wilt leren trainen, dan ben je welkom in de train-de-trainercursus van Bridge2learn!

De trainer als procesbegeleider

De trainer als procesbegeleider

Er waren eens twee trainers die naar mij toe kwamen met een vraag.

De eerste trainer vertelde dat ze trainingen geven best leuk vond, maar moeite had om haar boodschap over het voetlicht te brengen. Het leek of de deelnemers haar niet helemaal serieus namen. De deelnemers gingen ook vaak met elkaar in discussie en ze had moeite om er dan tussen te komen en weer verder te gaan.

De tweede trainer vertelde dat ze graag wat meer interactie in haar trainingen wilde. Ze vertelde mij dat ze daar wel om vroeg, maar de deelnemers reageerden nauwelijks. “Hoe krijg ik mijn deelnemers wat actiever?” vroeg ze.

Bij beide trainers ben ik op bezoek geweest. Dat waren leerzame ervaringen. Ik zag daar iets dat voor iedere trainer belangrijk is, en waar ik ook deze twee trainers mee heb kunnen helpen.

In dit artikel vertel ik over dat trainingsbezoek, over de rollen die je als trainer kunt innemen en de momenten waarop je dat het beste kunt doen. Ook geef ik je tips hoe je beide rollen verder kunt ontwikkelen.

Het bezoek

De eerste trainer startte haar training op een vriendelijke manier. Ze zat op een stoel in de groep. Vooraan, een beetje rechts van het midden, naast de deelnemers. Ze had aandacht voor iedereen die iets wilde vertellen. Toen ze uiteindelijk startte met de inhoud, was ze al iets uitgelopen in haar planning. Ze bleef zitten waar ze zat, opende de PowerPoint en legde uit hoe het Johari-venster werkt. Die uitleg ging niet zo vlot. Deelnemers onderbraken haar regelmatig, maar gingen soms ook met elkaar in discussie. Ik zag haar frustratie toenemen. Ze wilde verder, maar wist duidelijk niet hoe ze dat voor elkaar kon krijgen.

De tweede trainer was iemand die meteen de leiding nam. Ze ging voor de groep staan, presenteerde het programma en begon meteen daarna met uitleg over de kernkwadranten. Het was een inspirerend verhaal met duidelijke uitleg en mooie voorbeelden. Het was duidelijk dat ze enthousiast was en geloofde in de waarde van wat ze vertelde. Na ongeveer 25 minuten stelde ze voor het eerst een vraag aan de deelnemers. Het bleef stil. Toen de trainer iemand aanwees, kwam er een aarzelend antwoord, waarna de trainer maar weer verder ging met haar verhaal.

Wat gebeurde hier?

Zie je wat hier gebeurde? Ik hoop dat ik mijn herinneringen (van alweer een aantal jaren geleden) zo heb weten te verwoorden dat jij het ook ziet.

Een trainer heeft namelijk verschillende rollen. De twee belangrijkste rollen zijn die van ‘docent’ en ‘procesbegeleider’. Die rollen zijn geen karaktertyperingen, al zal de ene rol je misschien wat beter liggen dan de andere. Het zijn rollen die allebei nodig zijn in een training. Het is belangrijk dat je beide rollen kent, en dat je ze op het juiste moment weet in te zetten. (De namen voor de rollen zijn overigens door mij gekozen en hebben geen enkel verband met de functie van een docent op een onderwijsinstelling.)

De rol van docent

De rol van docent is misschien wel de meest bekende rol van een trainer. Enkele belangrijke kenmerken van deze rol zijn:

  • De docent neemt een centrale positie in (meestal staand) en houdt de leiding
  • De docent is inhoudelijk deskundig
  • De docent geeft uitleg, beantwoord vragen, alle interactie verloopt via de docent
  • De docent geeft instructies bij opdrachten
  • De docent stuurt de groep naar een inhoudelijk doel
  • De docent zorgt voor maximale duidelijkheid

Deze rol roept een complementaire reactie op: de deelnemers luisteren en kijken naar de trainer en volgen zijn of haar aanwijzingen.

De rol van procesbegeleider

De rol van procesbegeleider ziet er anders uit. Enkele belangrijke kenmerken van deze rol zijn:

  • De procesbegeleider zit (vaak) voor de groep, of bevindt zich buiten de groep
  • De procesbegeleider observeert wat er in de groep gebeurt en reageert daarop
  • De procesbegeleider weet het antwoord misschien wel, maar laat deelnemers er zelf achter komen
  • De procesbegeleider stimuleert onderlinge interactie tussen de deelnemers
  • De procesbegeleider stelt vragen. Soms over de inhoud, maar ook over het groepsproces.
  • De procesbegeleider is vooral volgend of gidsend, in plaats van sturend

Deze rol roept ook een complementaire reactie op: de deelnemers zullen sneller het initiatief nemen en reageren op vragen.

Hoe kon ik deze trainers helpen?

De eerste trainer beheerste vooral de rol van procesbegeleider. Ze zei letterlijk tegen mij dat ze niet de indruk wilde wekken dat ze belangrijker was dan de groep. Daarom bleef ze zitten. Bij de introductie van de training werkte dat, maar het ging mis toen ze nieuwe theorie moest uitleggen. Eigenlijk durfde ze niet goed de leiding te nemen en duidelijk te zijn. Haar houding en taalgebruik paste niet bij het doel van dat trainingsonderdeel. Ze had hier beter de docentrol kunnen gebruiken. Dat is dan ook iets dat ze geoefend heeft. Daardoor veranderden overigens ook haar gedachten over de docentrol. Ze realiseerde zich dat deze rol soms nodig is en dat zij deze rol ook in zich had!

De tweede trainer beheerste vooral de rol van docent. Door haar sterke leiderschap bracht ze snel duidelijkheid en kon ze nieuwe leerstof ook duidelijk uitleggen. Maar toen ze in gesprek wilde met de groep, nam ze daar onvoldoende tijd voor. De deelnemers waren enigszins passief geworden door de lange introductie. Daarnaast bleef ze ook op dezelfde centrale positie staan als tijdens de uitleg. Deze trainer heeft geoefend met de procesbegeleidersrol en het beperken van de zendtijd. Het verbaasde haar dat ze uiteindelijk, ondanks haar goede bedoelingen, zelf de belemmering bleek te zijn voor meer interactie in de groep!

Wanneer neem je welke rol?

Uit bovenstaande uitleg is al duidelijk geworden dat de ‘docentrol’ geschikt is voor momenten waarop je iets uitlegt. Ook bij het begin van een training kan deze sturende rol bijdragen aan de veiligheid van de deelnemers. De ‘procesbegeleidersrol’ is een meer coachende rol en past daarom vooral bij momenten waarop de deelnemers hun ervaringen vertellen, of wanneer de deelnemers aan de slag gaan met wat je uitgelegd hebt. Uiteraard komt de rol van procesbegeleider vaker voor in teamtrainingen waarin inhoudelijke doelen een ondergeschikte rol spelen maar vooral het samenwerkingsproces centraal staat. Zulke trainers noemen zichzelf dan ook vaak teamcoaches. Maar ook in iedere training waarin overdracht van kennis en vaardigheden centraal staat, heb je de rol van procesbegeleider regelmatig nodig.

Uiteindelijk gaat het erom dat je als trainer voortdurend kunt schakelen tussen deze rollen. Dat kan ook vrij snel achter elkaar gebeuren. Kijk maar naar dit voorbeeld.

  1. Je heet de deelnemers welkom en legt het programma uit. (docent)
  2. Je vraagt de deelnemers naar hun ervaringen of leerwensen. (procesbegeleider)
  3. Je geeft uitleg over model X. (docent)
  4. Je geeft instructie voor een oefening waarin model X toegepast wordt. (docent)
  5. Je begeleidt een groepje dat met de oefening bezig is. (procesbegeleider)
  6. Je vraagt de deelnemers na afloop hun ervaringen in de oefening te delen. (procesbegeleider)

Trainers die kunnen schakelen tussen deze rollen, krijgen een veel breder gedragsrepertoire. Je past jouw gedrag aan op het doel dat je wilt bereiken. Op het ene moment stuur je meer, en op het andere moment volg je meer.

Hoe werd ik meer procesbegeleider?

Toen ik trainer werd, was de ‘docent’ voor mij vertrouwder dan de ‘procesbegeleider’. Ik heb dit schakelen onder andere geoefend door bij ieder onderdeel te noteren welke rol ik wilde nemen. Bij de rol van procesbegeleider noteerde ik vooraf wat vragen die ik zou kunnen stellen. Zo werd ik er bij de uitvoering aan herinnerd. Ook leerde ik coachen met Motiverende Gespreksvoering en deze vaardigheden ging ik gebruiken in mijn trainingen. Ik ontdekte dat deelnemers heel veel zelf kunnen en dat gaf mij het vertrouwen dat ik nodig had om de sturende docentrol af en toe los te laten.

Hoe word je meer docent?

Trainers die willen oefenen met de rol van docent adviseer ik te beginnen met vast te stellen wanneer je die rol wilt nemen. Op de momenten dat je de docentrol wilt nemen, ga je staan en geef je kort en krachtig uitleg. Om het voor jezelf niet al te ongemakkelijk te maken, kun je dat het beste maximaal 5 minuten doen, en daarna steeds weer even de interactie met de groep zoeken. Die sturende uitleg- of instructiemomenten kun je goed oefenen vooraf. Begin met enkele kleine momenten per training. Als je het moeilijk vind om zo duidelijk de leiding te nemen, realiseer je dan dat de deelnemers dit van jou verwachten. Niet alleen bij uitleg of instructie, maar ook bij storend gedrag van deelnemers. Duidelijkheid en leiderschap geven veiligheid, en maken van jou echt geen onvriendelijke trainer.

In de train-de-trainercursus van Bridge2learn oefen je in het gebruik van beide rollen. Heb je zelf nog ideeën over deze twee rollen, of manieren hoe je deze rollen kunt leren? Laat dan een reactie achter onder dit artikel.

Timemanagement voor trainers

Timemanagement voor trainers

Heb jij ook wel eens dat je aan het einde van een training nog niet alles behandeld hebt? Timemanagement voor trainers is net zo nodig als timemanagement op ieder ander werkgebied. Vrijwel iedere trainer zal dat herkennen. Toch geloof ik dat je zelden ‘te weinig tijd’ hebt. In dit artikel wil ik uitleggen hoe dat zit en geef ik je tips om te spelen met trainingstijd.

Eerst geef ik je een herkenbaar voorbeeld. In mijn train-de-trainercursussen geven de deelnemers minitrainingen. De deelnemers voeren dan een training van twintig minuten uit voor de groep. Die tijd is natuurlijk heel beperkt, dus gebeurt het regelmatig dat een trainer niet alles af krijgt, want na die twintig minuten begint de groep gewoon te applaudisseren. De volgende reactie heb ik al vaak gehoord van mijn deelnemers: Ik had gewoon te weinig tijd. Twintig minuten is veel te kort. Als ik meer tijd had gehad, dan had ik het veel beter kunnen doen.”

Als opleider van trainers vind ik het altijd weer leuk als ik zo’n reactie krijg. Want dat geeft me de gelegenheid om met de groep in gesprek te gaan over een thema dat een wezenlijk onderdeel is van het trainersvak: timemanagement voor trainers. Mijn eerste reactie is dan ook meestal (met een plagerig glimlachje) “Nee hoor, dat kan niet. De tijd kan nooit te kort zijn. Twintig minuten is twintig minuten. Ik heb er niets vanaf gehaald…” Meestal valt er dan een stilte en komt iemand in de groep tot het inzicht: “We willen vaak te veel binnen de tijd die we hebben.” Inderdaad: De tijd is niet te kort; je doel is te groot!

Daarmee komen we bij een essentieel aspect van het trainersvak: keuzes maken. Als deskundige sta je wellicht met jarenlange ervaring en boeken vol met kennis voor je groep en wil je, met de beste bedoelingen, zoveel mogelijk daarvan overdragen aan je deelnemers. Als je vooraf geen duidelijke keuzes maakt en geen- of te grote doelen stelt, heeft dat drie vervelende gevolgen. Ik heb ze zelf ook meegemaakt in mijn trainingen:

  1. Vanwege jouw haast in de training, ga je oefeningen of tussenstappen overslaan. Want je wilt zoveel mogelijk behandelen. Je gaat steeds meer ‘zenden’. Jij en jouw deelnemers worden er doodmoe van en er wordt vrijwel niet meer geleerd.
  2. Doordat je alles wilt doen en niet kunt kiezen, ga je uitweiden over details die (nog) helemaal niet relevant zijn voor de deelnemers. Je vergeet dat niet de inhoud van jouw training, maar de werkpraktijk van jouw deelnemers centraal zou moeten staan. Jouw training wordt daardoor minder relevant voor jouw deelnemers.
  3. Je gaat naar huis met het gevoel dat je tekort geschoten bent. Je had nog zoveel meer willen meegeven.

Timemanagement voor trainers is op twee momenten belangrijk:

  1. Voorbereiding = keuzes maken
  2. Trainen = spelen met tijd

1. Timemanagement voor trainers = keuzes maken

Timemanagement voor trainers = keuzes makenDe belangrijkste stap is dat je vooraf keuzes maakt. Allereerst pak je de trainingsopdracht. Waarom wordt deze training eigenlijk gegeven? Welk probleem hebben de deelnemers? Wat wil de opdrachtgever of willen de deelnemers ná de training graag bereiken? Hoe ziet de praktijk van jouw deelnemers eruit? Je kunt vervolgens een mindmap of overzicht maken van alle mogelijke doelen en onderwerpen.

Als je dat helder hebt, komt meestal ‘tijd’ als beperkende factor om de hoek. De opdrachtgever heeft bijvoorbeeld maar één dag beschikbaar. Als de tijd nog niet vaststaat, maak ik meestal een overzichtje voor de opdrachtgever, zodat deze kan kiezen. Recent deed ik dat nog voor een training Motiverende Gespreksvoering. Dit is de verkorte versie van dat overzichtje:

  • Eén dagdeel: kennismaking met de methode Motiverende Gespreksvoering, oefenen met één techniek.
  • Twee dagen met enkele weken tussenruimte: basiskennis van de methode, beheersing van de basistechnieken.
  • Drie dagen, verspreid over twee maanden, met praktijkopdrachten: kennis van de methode, beheersing van de basistechnieken, ervaring met enkele extra technieken, toepassing van Motiverende Gespreksvoering in het werk.

Ik ben van mening dat je beter één doel kunt bereiken dan vier doelen ‘behandelen’ en ze vervolgens niet bereiken. De belangrijkste vraag is dan: welke trainingsonderdelen zullen het meeste bijdragen aan het effect dat je wilt bereiken? Welk probleem is voor de deelnemers of de opdrachtgever het grootst? Welke onderdelen zullen ze na jouw training echt kunnen toepassen?

Als je op die manier de trainingsonderwerpen gaat ordenen, dan kun je kiezen welke onderwerpen je in de training stopt en welke je weglaat. Uit eigen ervaring, maar ook uit de ervaring van honderden andere trainers kan ik je vertellen: dat geeft jou rust tijdens de training en jouw deelnemers leren uiteindelijk veel meer.

Een nauwkeurige planning is niet stressvol, maar geeft je juist de ruimte om flexibel te zijn in de uitvoering. Of, zoals een deelnemer eens zei: “Je kunt pas improviseren als je de partituur kent.”

Het proces van keuzes maken is één van de onderdelen in de trainersopleiding van Bridge2learn. In hoofdstuk 3 van het boek De Trainingsachtbaan kun je er ook meer over lezen.

2. Timemanagement voor trainers = spelen met tijd

“Geen enkele trainingsplan overleeft het contact met de deelnemers.” Als je vooraf goede keuzes hebt gemaakt, ben je er nog niet. Want tijdens de uitvoering kan er van alles gebeuren. Bijvoorbeeld omdat je jezelf niet kunt beheersen en toch gaat uitweiden over allerlei ervaringen of details. Of omdat de deelnemers allerlei vragen stellen en je alle vragen wilt beantwoorden. Of omdat blijkt dat sommige onderdelen voor jouw deelnemers veel belangrijker of moeilijker zijn dan jij had ingeschat.

Een collega-trainer merkte een eens op: ‘spelen met tijd’ is belangrijker dan tijdbewaking. Ik vond dat een mooie opmerking. Tijdbewaking is natuurlijk nuttig, maar kan ook heel rigide worden. Spelen met de tijd, of liever: spelen binnen de tijd die je hebt, is veel beter. Dat kan alleen als je je prioriteiten helder hebt. Dan kun je een onderdeel bewust iets uit laten lopen of inkorten.

Timemanagement voor trainersOm te kunnen spelen met tijd, is tijdbewustzijn nodig. Mijn trainingsplannen hebben een voorblad met daarop een globale planning. Dat voorblad ligt altijd zichtbaar voor me. Op die manier kan ik op ieder moment zien of ik nog ongeveer op schema zit of dat ik iets aan mijn planning moet aanpassen. Tijdens de training noteer ik meestal meteen in de planning hoe lang een werkvorm daadwerkelijk duurde, zodat ik daar een volgende keer rekening mee kan houden. Tijdregistratie is volgens mij de enige manier waarop je steeds beter kunt leren plannen.

Om het tijdbewustzijn bij mijzelf en mijn trainers-in-opleiding te vergroten, maak ik vaak gebruik van een zichtbare timer bij opdrachten. Op mijn telefoon gebruik ik de app ‘Countdown Timer’ of op de beamer een ‘online timer’. Bijvoorbeeld deze. Deelnemers moeten daar vaak een beetje aan wennen. Tijdbewustzijn kan aanvankelijk een beetje stress geven. Mijn ervaring is dat dit snel went. Daarnaast ben ik van mening dat de tijd er gewoon is. Je kunt als trainer de tijd wel negeren, maar dat is struisvogelpolitiek.

Opdrachten hebben in mijn trainingen bijna altijd een afgebakende tijd. Wanneer je de deelnemers 20 minuten aan een opdracht laat werken, wordt het resultaat meestal niet twee keer zo goed als je ze er 40 minuten aan laat werken. Dat betekent voor een trainer dat je het lef moet hebben om gesprekken of opdrachten te onderbreken en daarbij ook wel eens een ontstemde blik te krijgen. Ook nabesprekingen van rollenspellen of minitrainingen duren bij mij zelden langer dan 10 minuten. Dan is misschien niet alles gezegd, maar wel het belangrijkste.

Tenslotte nog één belangrijke tip: Jouw deelnemers hoeven jouw tijdstress niet te voelen. Misschien voel jij je wel vervelend omdat je een onderdeel in je programma moet overslaan. Maar de deelnemers weten dat meestal niet, en missen het dus ook niet. Als jij jouw stress met hen gaat delen, is dat voor jouw gevoel misschien wel lekker, maar jouw deelnemers hebben er niets aan. Sterker nog: ze kunnen er zelfs ontevreden door worden, omdat ze ineens weten wat ze missen. (Ik had nog een heel leuke werkvorm met een leuke verrassing, maar die sla ik vanwege tijdgebrek nu helaas over…) 

Wat zijn jouw ideeën bij timemanagement voor trainers? Schrijf jouw reactie hieronder en laat andere trainers delen in jouw inzichten en tips.

Opleiding tot Professioneel Trainer

In de erkende opleiding tot professioneel trainer van Bridge2learn leer je in vijf maanden de basis van het trainingsvak. In deze cursus oefen je ook met timemanagement voor trainers. Wil je daar meer over weten? Kijk dan eens op deze pagina, of neem contact met mij op: info@bridge2learn.nl.

Leren en Presteren

Dit artikel gaat over leren en presteren in trainingen. Ik beschrijf hoe jouw visie op ‘leren en presteren’ zichtbaar wordt in de trainingsdoelen die je gebruikt. Verder lees je hoe je de trainingsbubbel en de trainingsreflex kunt herkennen. Dit artikel sluit af met een aantal tips waarmee je jouw trainingen nog meer kunt afstemmen op jouw deelnemers en een aanbod hoe ik je daarbij kan helpen.

Wat zeggen jouw doelen over jouw visie op trainen?

In juni 2017 gaf ik de pilot-training Van Leren naar Presteren. Bij deze training, maar ook bij veel andere trainingen, vraag ik de deelnemers vooraf of ze mij de doelen van een training willen opsturen. Die doelen helpen mij on een beeld te krijgen van de inhoud van hun trainingen, maar geven mij ook al een inkijkje in de (onbewuste) visie van de deelnemer of de organisatie op de functie van een training. Met name als het gaat om de de verhouding tussen leren en presteren.

Dit zijn enkele aangepaste voorbeelden van trainingsdoelen die ik de afgelopen jaren toegestuurd kreeg:

  1. Beter aansluiten bij de behoeften van klanten.
  2. De deelnemers leren de regels van effectieve feedback.
  3. De deelnemers schrijven hun blogs volgens het geleerde stappenplan.
  4. Open vragen leren stellen.
  5. Inzicht krijgen in eigen valkuilen.

Zie jij wat deze doelen zeggen over de, wellicht onbewuste, visie van een trainer op de functie van een training?

Leren en Presteren en het belang van gedragsdoelen

Het eerste wat je misschien opvalt, is dat een aantal doelen niet duidelijk omschreven zijn. Misschien heb je ooit de SMART-methode geleerd en dan zie je dat deze doelen geen van alle voldoen aan alle SMART-criteria. Dus dat is sowieso een manier om de doelen van een training beter te formuleren. Maar daar wil ik nu niet de nadruk op leggen.

Vier van de vijf doelen die je hier boven ziet staan, leggen de nadruk op ‘leren’, en één doel legt de nadruk op ‘gedrag na de training’. Zie je welk doel dat is?

Slechts één van deze doelen laat zien hoe het gedrag van de deelnemer ná de training eruit ziet. Dat is het derde doel. Het eerste doel komt er wel in de buurt, maar door het woordje ‘beter’ blijft het uiteindelijke gewenste gedrag onduidelijk. De trainer die mij trainingsdoel 3 opstuurt, is waarschijnlijk een trainer die vindt dat leren in de training in dienst staat van het presteren na de training. Alle andere doelen, en met name 2, 4 en 5, leggen de nadruk op het leerproces, en niet op het eindresultaat.

Een goed gedragsdoel beschrijft zo concreet en meetbaar mogelijk het gedrag dat een medewerker ná de training, in de praktijk dus, laat zien. Het formuleren van gedragsdoelen is méér dan een woordenspelletje. In de training Van Leren naar Presteren is één van de eerste oefeningen dat de trainers hun eigen trainingsdoelen herschrijven tot gedragsdoelen. Meerdere deelnemers aan deze training vonden dat één van de belangrijkste leerervaringen. Alleen al het visualiseren en beschrijven van het gedrag dat je na de training wilt zien, zorgde bij sommigen al voor een compleet andere aanpak van hun training.

Trainers die alleen de leerprocessen beschrijven die in hun trainingen plaatsvinden, lopen het risico het contact met de praktijk van hun deelnemers kwijt te raken. Bij zulke trainers zie ik meestal dat hun leerstof (theorie, leuke werkvormen, handige stappenplannen) centraal staan, en niet de toepassing daarvan. Jouw deelnemers zitten doorgaans niet in jouw training om te leren wat de ‘regels van effectieve feedback’ zijn, maar ze zitten in jouw training zodat ze na de training effectievere feedback aan hun collega’s gaan geven.

Leren en presteren horen bij elkaar

Leren en presteren zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Ook in trainingen kan het één niet zonder het ander. Wie eenzijdige nadruk legt op de onderwerpen en leerprocessen in de training, loopt het risico te vergeten dat de opdrachtgever jouw training als een investering ziet en dus ook zichtbaar resultaat mag verwachten na de training. Afdelingen die ‘leren’ als doel gaan zien, kunnen allerlei leuke interne opleidingen aanbieden die wellicht helemaal niet meer bijdragen aan het doel van de organisatie.

Binnen organisaties zal prestatieverbetering bijna altijd het belangrijkste doel zijn van de trainingen die gegeven worden. Jouw opdrachtgever ziet het als een investering die rendement zal opleveren en wil er daarom geld in investeren. Wanneer je op een opleidingsafdeling in een organisatie werkt, wordt jouw salaris waarschijnlijk betaald door de medewerkers die jij traint. Jouw functie bestaat omdat jouw werkgever verwacht dat jouw trainingen ook iets opleveren.

Leren staat dus bij werkgerelateerde trainingen ten dienste van het presteren, van het gedrag dat ná de training zichtbaar moet worden.

Leg je niet teveel de nadruk op presteren?

Ik wil hierbij nog wel twee nuances maken. Het gaat in trainingen niet alleen om directe prestatieverbetering. Wanneer een trainer investeert in het leervermogen van een deelnemer, en dus het leren zelf het doel is, heeft dit positieve effecten op lange termijn. Medewerkers die plezier krijgen in het leren, blijven ook na de training verder leren. Er zijn dus wel degelijk trainingen die ‘leren’ als doel hebben, en ook in prestatiegerichte trainingen is het vergroten van het leervermogen van deelnemers een waardevol subdoel.

Een tweede nuance betreft het effect dat presteren kan hebben op mensen. Wanneer de nadruk teveel wordt gelegd op presteren (zeker als dit onderling vergeleken wordt) kan dit een negatief effect hebben op o.a. het zelfvertrouwen van de deelnemers. Dat wil je als trainer natuurlijk voorkomen. Als ik spreek over gedragsdoelen, dan bedoel ik daarmee dat je in het ontwerp van jouw training je richt op de praktijk ná de training. Vervolgens gebruik je leerdoelen als stapjes om daar te komen. Als trainer is het handig als je kunt schakelen tussen een ‘ontwikkelingsgerichte focus’ (waar stond je, waar sta je nu, wat is de volgende stap) en een ‘criteriumgerichte focus’ (hoe verhoudt het huidige gedrag zich tot de gestelde doelen).

leren en presteren

De Trainingsbubbel en de Trainingsreflex

De trainingsbubbel is beschreven door Jos Arets, Vivian Heijnen en Charles Jennings in het boek 70:20:10. In de vorige eeuw  kwam er aandacht voor het opleiden van medewerkers om hun prestaties te verbeteren. Het belang van opleiden werd uiteindelijk zo algemeen gezien, dat er afdelingen en functies kwamen die zich helemaal gingen richten op het opleiden van medewerkers. Misschien werk jij ook wel op zo’n opleidingsafdeling of interne academie. Door die groeiende aandacht voor leren is de trainingsbubbel ontstaan waarin opleiden een doel op zich is geworden. Het opleiden in organisaties is min of meer los komen te staan van de organisatiedoelen. De relatie tussen (verplichte!) trainingen en het werk dat medewerkers uitvoeren is soms ver te zoeken.

Als mij vroeger gevraagd werd of ik nuttig was als intern trainer, zou ik laten zien hoeveel mensen ik dat jaar getraind had, en hoeveel interne opleidingen wij als afdeling gaven. Dat was een typisch antwoord vanuit mijn trainingsbubbel. Het is een makkelijk te geven antwoord, maar gaat voorbij aan de vraag of mijn trainingen echt iets hebben bijgedragen aan de organisatiedoelstellingen en het verbeteren van de prestaties van de medewerkers. Het wordt tijd dat we die lastige vragen weer aan onszelf durven stellen. Als we dat zelf niet doen, gaat een ander het wel doen, en zou dat het einde kunnen betekenen van jouw afdeling, jouw functie, of jouw werk als zelfstandig trainer.

Bij de trainingsbubbel hoort de trainingsreflex. De trainingsreflex is het verschijnsel dat we op een probleem automatisch reageren met een trainingsaanbod. Een training is een mooi instrument, maar het werkt lang niet bij elk probleem. Een pleister is een mooie uitvinding, maar het werkt niet bij een blindedarmontsteking. Maar ja, als je alleen maar pleisters verkoopt, dan ben je natuurlijk blij met iedereen die een pleister van je wil kopen. Toch? Of niet? Op deze pagina kun je meer lezen over de trainingsreflex.

Van Leren naar Presteren

Volgens mij hebben wij als trainers alleen nog toekomst, wanneer we leren en presteren weer aan elkaar verbinden. Steeds meer opdrachtgevers vragen niet naar het middel (een training) maar naar het doel (prestatieverbetering). Ik houd van het trainersvak, en ik realiseer me dat wij als trainers alleen relevant blijven als we bij kunnen dragen aan het doel van onze opdrachtgevers.

Dit zijn enkele belangrijke tips die jou als trainer kunnen helpen om echt bij te dragen aan de prestaties van medewerkers:

  1. Focus bij de intake allereerst op het resultaat dat de opdrachtgever wil bereiken, en op het meetbare gedrag van de medewerkers dat daarvoor nodig is.
  2. Bepaal daarna pas welke interventies je inzet. Een training is één van de mogelijke interventies, maar een goede trainer kan ook andere oplossingen adviseren.
  3. Wees enerzijds ambitieus in wat je wilt bereiken en anderzijds realistisch over de resultaten die je kunt beloven. Je gaat voor gedragsverandering, voor toepassing van het geleerde. Maar een training is geen wondermiddel. Om een training te laten slagen is er méér nodig dan een zaaltje en een vrije dag voor een groepje medewerkers.
  4. Gebruik in jouw trainingen gedragsdoelen: omschrijvingen van waarneembaar gedrag dat de deelnemers na de training in de praktijk laten zien.
  5. Maak van jouw training een leertraject. Want gedragsverandering lukt niet in een middagje training.

Dit is nog lang niet alles wat je kunt doen, en mijn ervaring is dat het in het begin best lastig kan zijn om op deze manier leren en presteren aan elkaar te verbinden. Daarom bied ik een leertraject voor trainers aan waarmee ik trainers wil helpen om de focus te verleggen van Leren naar Presteren. Ik beschrijf hier enkele vragen die in dit leertraject behandeld worden:

  • Hoe kun je tijdens een intake met een opdrachtgever de focus leggen op de uiteindelijke prestatieverbetering?
  • Wat zijn prestatiedoelen en hoe beschrijf je die voor jouw training?
  • Hoe kun je de intake met de deelnemers verbeteren?
  • Hoe kun je door de opbouw van jouw training en de keuze van werkvormen de kans op transfer vergroten?
  • Welke rol speelt sociale ondersteuning in de transfer van trainingen naar de praktijk?
  • Hoe kun je jouw training ombouwen tot een leertraject met een veel hoger leerrendement, zonder dat de kosten enorm toenemen?
  • Hoe kun je evaluaties inzetten om het rendement te meten, maar ook positief te beïnvloeden.

Hier vind je meer informatie over de training Van Leren naar Presteren. Je kunt hier ook lezen hoe andere deelnemers deze training ervaren hebben. Wil je dat alle trainers in jouw organisatie dit leertraject volgen? Neem dan contact met mij op voor een maatwerkoplossing.