Berichten

Angst voor succes

doelgericht of flexibel trainen

Doelgericht of flexibel trainen?

Als we trainers zouden indelen in verschillende groepen (wat ik niet wil, maar soms toch stiekem doe) dan is de indeling in ‘doelgericht’ versus ‘flexibel’ zeker één van de mogelijkheden. Maar wat is nu het beste?

Een karikatuur van twee soorten trainers:
De flexibele trainer. Aan de ene kant heb je de trainers die zweren bij aansluiting bij de deelnemers. Zij zetten daarom liever weinig of niets vooraf op papier. Ze bewegen mee met de energie van de groep en slaan de meest fantastische zijwegen in. Ze kunnen goed improviseren en zijn daar trots op.
De doelgerichte trainer. Aan de andere kant heb je de trainers die veel tijd stoppen in de schriftelijke voorbereiding en hun trainingsplan nauwgezet volgen. Hun programma is heel methodisch opgebouwd, de inhoud staat als een huis en ze wijken daar ook niet van af.

Als zo’n verschil een keer ter sprake komt, dan hoor ik trainers wel eens zeggen Je moet trainen zoals het voor jou goed voelt’. Maar dat vind ik toch iets te makkelijk. Je authentieke zelf zijn is mooi, maar als dat schadelijk is voor je deelnemers kun je toch beter je aanpak veranderen. Trainen is namelijk een vak. Ik hoop dat een chirurg mij ook niet opereert ‘zoals het voor hem goed voelt’.

Mijn boodschap: Ik wil af van die tegenstelling tussen doelgerichtheid en flexibiliteit, want een goede trainer is volgens mij niet in één van die hokjes te stoppen. Ik vind dat doelgerichtheid en flexibiliteit allebei bij het trainersvak horen. Sterker nog: ze kunnen niet zonder elkaar. We moeten ze dus niet tegen elkaar uitspelen, maar met elkaar verbinden!

Flexibiliteit zonder doelgerichtheid wordt chaos. Als je alleen maar aansluit bij de groep, kan dat betekenen dat je heel andere dingen gaat doen dan dat waarvoor je gevraagd bent door de opdrachtgever. Je beweegt misschien mee met enkele vragen van deelnemers, terwijl de rest van de deelnemers zich zit te verbijten omdat ze niet krijgen waarvoor ze gekomen zijn. Je voert werkvormen uit die minder effect hebben omdat je ze niet goed hebt voorbereid.

Doelgerichtheid zonder flexibiliteit wordt een keurslijf. Als je precies weet waar je wilt komen, maar geen rekening houdt met wat er in de groep gebeurt, raak je het contact met de groep helemaal kwijt. Je wordt dan een soort zendmast die een radio-uitzending geeft zonder dat je weet of de boodschap wel landt.

Hoe ziet ‘flexibele doelgerichtheid’ eruit voor een trainer?
Een paar voorbeelden:

  1. Voor een training heb je gedragsdoelen nodig. Om die te formuleren heb je zowel doelgerichtheid nodig (ja duhh…) maar ook flexibiliteit. Want je past deze doelen regelmatig weer aan, bijvoorbeeld voor een nieuwe doelgroep.
  2. Een goede training is methodisch opgebouwd. Je werkt stap voor stap naar de gedragsdoelen toe. Maar door de onderdelen ruim te plannen, geef je jezelf ruimte om bij de uitvoering flexibel te zijn.
  3. Tijdens de uitvoering ben je flexibel binnen het kader van de afgesproken doelen. Juist omdat je je doel helder hebt, kun je af en toe ook werkvormen inkorten, weglaten of toevoegen als je denkt dat dat beter zal werken of als je in tijdnood komt.
  4. Werkvormen kopieer je niet blindelings uit een boek of van een andere trainer. Je wilt er een doel mee bereiken (doelgerichtheid) en om daar te komen, pas je jouw werkvormen dus regelmatig aan. (flexibiliteit)

Recent startte ik met een groep die zojuist te horen hadden gekregen dat hun collega in het afgelopen weekend was overleden. Je begrijpt dat op zo’n moment de planning even aan de kant gaat. Daarna ga ik puzzelen hoe we de belangrijkste doelen van de dag toch kunnen bereiken in de resterende tijd. Ook zo’n situatie vraagt dus om zowel doelgerichtheid als flexibiliteit.

Twee van mijn favoriete tegeltjeswijsheden zijn:

Geen enkel trainingsplan overleeft het contact met cursisten.
Je kunt pas improviseren als je de partituur kent.
Je kunt je nog zo goed voorbereiden, uiteindelijk pas je altijd iets aan. Improviseren is belangrijk, maar dat kan pas als je je voorbereid hebt. Beide zijn ze waar en ze houden elkaar in evenwicht.

Doelgerichtheid en flexibiliteit kunnen niet zonder elkaar
Dat geldt niet alleen voor het trainersvak, maar dat geldt eigenlijk voor het hele leven. Ik maak plannen voor mijn bedrijf maar ik realiseer me ook dat niet alles te plannen valt. Mijn doelen voor ieder jaar geven mij richting, maar ik ben altijd bereid om zowel de doelen als de aanpak onderweg bij te stellen.

Doelgericht én flexibel leren trainen?

Als jij het trainersvak wilt leren en zowel doelgericht als flexibel wilt leren trainen, dan ben je welkom in de train-de-trainercursus van Bridge2learn!

De trainer als procesbegeleider

De trainer als procesbegeleider

Er waren eens twee trainers die naar mij toe kwamen met een vraag.

De eerste trainer vertelde dat ze trainingen geven best leuk vond, maar moeite had om haar boodschap over het voetlicht te brengen. Het leek of de deelnemers haar niet helemaal serieus namen. De deelnemers gingen ook vaak met elkaar in discussie en ze had moeite om er dan tussen te komen en weer verder te gaan.

De tweede trainer vertelde dat ze graag wat meer interactie in haar trainingen wilde. Ze vertelde mij dat ze daar wel om vroeg, maar de deelnemers reageerden nauwelijks. “Hoe krijg ik mijn deelnemers wat actiever?” vroeg ze.

Bij beide trainers ben ik op bezoek geweest. Dat waren leerzame ervaringen. Ik zag daar iets dat voor iedere trainer belangrijk is, en waar ik ook deze twee trainers mee heb kunnen helpen.

In dit artikel vertel ik over dat trainingsbezoek, over de rollen die je als trainer kunt innemen en de momenten waarop je dat het beste kunt doen. Ook geef ik je tips hoe je beide rollen verder kunt ontwikkelen.

Het bezoek

De eerste trainer startte haar training op een vriendelijke manier. Ze zat op een stoel in de groep. Vooraan, een beetje rechts van het midden, naast de deelnemers. Ze had aandacht voor iedereen die iets wilde vertellen. Toen ze uiteindelijk startte met de inhoud, was ze al iets uitgelopen in haar planning. Ze bleef zitten waar ze zat, opende de PowerPoint en legde uit hoe het Johari-venster werkt. Die uitleg ging niet zo vlot. Deelnemers onderbraken haar regelmatig, maar gingen soms ook met elkaar in discussie. Ik zag haar frustratie toenemen. Ze wilde verder, maar wist duidelijk niet hoe ze dat voor elkaar kon krijgen.

De tweede trainer was iemand die meteen de leiding nam. Ze ging voor de groep staan, presenteerde het programma en begon meteen daarna met uitleg over de kernkwadranten. Het was een inspirerend verhaal met duidelijke uitleg en mooie voorbeelden. Het was duidelijk dat ze enthousiast was en geloofde in de waarde van wat ze vertelde. Na ongeveer 25 minuten stelde ze voor het eerst een vraag aan de deelnemers. Het bleef stil. Toen de trainer iemand aanwees, kwam er een aarzelend antwoord, waarna de trainer maar weer verder ging met haar verhaal.

Wat gebeurde hier?

Zie je wat hier gebeurde? Ik hoop dat ik mijn herinneringen (van alweer een aantal jaren geleden) zo heb weten te verwoorden dat jij het ook ziet.

Een trainer heeft namelijk verschillende rollen. De twee belangrijkste rollen zijn die van ‘docent’ en ‘procesbegeleider’. Die rollen zijn geen karaktertyperingen, al zal de ene rol je misschien wat beter liggen dan de andere. Het zijn rollen die allebei nodig zijn in een training. Het is belangrijk dat je beide rollen kent, en dat je ze op het juiste moment weet in te zetten. (De namen voor de rollen zijn overigens door mij gekozen en hebben geen enkel verband met de functie van een docent op een onderwijsinstelling.)

De rol van docent

De rol van docent is misschien wel de meest bekende rol van een trainer. Enkele belangrijke kenmerken van deze rol zijn:

  • De docent neemt een centrale positie in (meestal staand) en houdt de leiding
  • De docent is inhoudelijk deskundig
  • De docent geeft uitleg, beantwoord vragen, alle interactie verloopt via de docent
  • De docent geeft instructies bij opdrachten
  • De docent stuurt de groep naar een inhoudelijk doel
  • De docent zorgt voor maximale duidelijkheid

Deze rol roept een complementaire reactie op: de deelnemers luisteren en kijken naar de trainer en volgen zijn of haar aanwijzingen.

De rol van procesbegeleider

De rol van procesbegeleider ziet er anders uit. Enkele belangrijke kenmerken van deze rol zijn:

  • De procesbegeleider zit (vaak) voor de groep, of bevindt zich buiten de groep
  • De procesbegeleider observeert wat er in de groep gebeurt en reageert daarop
  • De procesbegeleider weet het antwoord misschien wel, maar laat deelnemers er zelf achter komen
  • De procesbegeleider stimuleert onderlinge interactie tussen de deelnemers
  • De procesbegeleider stelt vragen. Soms over de inhoud, maar ook over het groepsproces.
  • De procesbegeleider is vooral volgend of gidsend, in plaats van sturend

Deze rol roept ook een complementaire reactie op: de deelnemers zullen sneller het initiatief nemen en reageren op vragen.

Hoe kon ik deze trainers helpen?

De eerste trainer beheerste vooral de rol van procesbegeleider. Ze zei letterlijk tegen mij dat ze niet de indruk wilde wekken dat ze belangrijker was dan de groep. Daarom bleef ze zitten. Bij de introductie van de training werkte dat, maar het ging mis toen ze nieuwe theorie moest uitleggen. Eigenlijk durfde ze niet goed de leiding te nemen en duidelijk te zijn. Haar houding en taalgebruik paste niet bij het doel van dat trainingsonderdeel. Ze had hier beter de docentrol kunnen gebruiken. Dat is dan ook iets dat ze geoefend heeft. Daardoor veranderden overigens ook haar gedachten over de docentrol. Ze realiseerde zich dat deze rol soms nodig is en dat zij deze rol ook in zich had!

De tweede trainer beheerste vooral de rol van docent. Door haar sterke leiderschap bracht ze snel duidelijkheid en kon ze nieuwe leerstof ook duidelijk uitleggen. Maar toen ze in gesprek wilde met de groep, nam ze daar onvoldoende tijd voor. De deelnemers waren enigszins passief geworden door de lange introductie. Daarnaast bleef ze ook op dezelfde centrale positie staan als tijdens de uitleg. Deze trainer heeft geoefend met de procesbegeleidersrol en het beperken van de zendtijd. Het verbaasde haar dat ze uiteindelijk, ondanks haar goede bedoelingen, zelf de belemmering bleek te zijn voor meer interactie in de groep!

Wanneer neem je welke rol?

Uit bovenstaande uitleg is al duidelijk geworden dat de ‘docentrol’ geschikt is voor momenten waarop je iets uitlegt. Ook bij het begin van een training kan deze sturende rol bijdragen aan de veiligheid van de deelnemers. De ‘procesbegeleidersrol’ is een meer coachende rol en past daarom vooral bij momenten waarop de deelnemers hun ervaringen vertellen, of wanneer de deelnemers aan de slag gaan met wat je uitgelegd hebt. Uiteraard komt de rol van procesbegeleider vaker voor in teamtrainingen waarin inhoudelijke doelen een ondergeschikte rol spelen maar vooral het samenwerkingsproces centraal staat. Zulke trainers noemen zichzelf dan ook vaak teamcoaches. Maar ook in iedere training waarin overdracht van kennis en vaardigheden centraal staat, heb je de rol van procesbegeleider regelmatig nodig.

Uiteindelijk gaat het erom dat je als trainer voortdurend kunt schakelen tussen deze rollen. Dat kan ook vrij snel achter elkaar gebeuren. Kijk maar naar dit voorbeeld.

  1. Je heet de deelnemers welkom en legt het programma uit. (docent)
  2. Je vraagt de deelnemers naar hun ervaringen of leerwensen. (procesbegeleider)
  3. Je geeft uitleg over model X. (docent)
  4. Je geeft instructie voor een oefening waarin model X toegepast wordt. (docent)
  5. Je begeleidt een groepje dat met de oefening bezig is. (procesbegeleider)
  6. Je vraagt de deelnemers na afloop hun ervaringen in de oefening te delen. (procesbegeleider)

Trainers die kunnen schakelen tussen deze rollen, krijgen een veel breder gedragsrepertoire. Je past jouw gedrag aan op het doel dat je wilt bereiken. Op het ene moment stuur je meer, en op het andere moment volg je meer.

Hoe werd ik meer procesbegeleider?

Toen ik trainer werd, was de ‘docent’ voor mij vertrouwder dan de ‘procesbegeleider’. Ik heb dit schakelen onder andere geoefend door bij ieder onderdeel te noteren welke rol ik wilde nemen. Bij de rol van procesbegeleider noteerde ik vooraf wat vragen die ik zou kunnen stellen. Zo werd ik er bij de uitvoering aan herinnerd. Ook leerde ik coachen met Motiverende Gespreksvoering en deze vaardigheden ging ik gebruiken in mijn trainingen. Ik ontdekte dat deelnemers heel veel zelf kunnen en dat gaf mij het vertrouwen dat ik nodig had om de sturende docentrol af en toe los te laten.

Hoe word je meer docent?

Trainers die willen oefenen met de rol van docent adviseer ik te beginnen met vast te stellen wanneer je die rol wilt nemen. Op de momenten dat je de docentrol wilt nemen, ga je staan en geef je kort en krachtig uitleg. Om het voor jezelf niet al te ongemakkelijk te maken, kun je dat het beste maximaal 5 minuten doen, en daarna steeds weer even de interactie met de groep zoeken. Die sturende uitleg- of instructiemomenten kun je goed oefenen vooraf. Begin met enkele kleine momenten per training. Als je het moeilijk vind om zo duidelijk de leiding te nemen, realiseer je dan dat de deelnemers dit van jou verwachten. Niet alleen bij uitleg of instructie, maar ook bij storend gedrag van deelnemers. Duidelijkheid en leiderschap geven veiligheid, en maken van jou echt geen onvriendelijke trainer.

In de train-de-trainercursus van Bridge2learn oefen je in het gebruik van beide rollen. Heb je zelf nog ideeën over deze twee rollen, of manieren hoe je deze rollen kunt leren? Laat dan een reactie achter onder dit artikel.

Timemanagement voor trainers

Timemanagement voor trainers

Heb jij ook wel eens dat je aan het einde van een training nog niet alles behandeld hebt? Timemanagement voor trainers is net zo nodig als timemanagement op ieder ander werkgebied. Vrijwel iedere trainer zal dat herkennen. Toch geloof ik dat je zelden ‘te weinig tijd’ hebt. In dit artikel wil ik uitleggen hoe dat zit en geef ik je tips om te spelen met trainingstijd.

Eerst geef ik je een herkenbaar voorbeeld. In mijn train-de-trainercursussen geven de deelnemers minitrainingen. De deelnemers voeren dan een training van twintig minuten uit voor de groep. Die tijd is natuurlijk heel beperkt, dus gebeurt het regelmatig dat een trainer niet alles af krijgt, want na die twintig minuten begint de groep gewoon te applaudisseren. De volgende reactie heb ik al vaak gehoord van mijn deelnemers: Ik had gewoon te weinig tijd. Twintig minuten is veel te kort. Als ik meer tijd had gehad, dan had ik het veel beter kunnen doen.”

Als opleider van trainers vind ik het altijd weer leuk als ik zo’n reactie krijg. Want dat geeft me de gelegenheid om met de groep in gesprek te gaan over een thema dat een wezenlijk onderdeel is van het trainersvak: timemanagement voor trainers. Mijn eerste reactie is dan ook meestal (met een plagerig glimlachje) “Nee hoor, dat kan niet. De tijd kan nooit te kort zijn. Twintig minuten is twintig minuten. Ik heb er niets vanaf gehaald…” Meestal valt er dan een stilte en komt iemand in de groep tot het inzicht: “We willen vaak te veel binnen de tijd die we hebben.” Inderdaad: De tijd is niet te kort; je doel is te groot!

Daarmee komen we bij een essentieel aspect van het trainersvak: keuzes maken. Als deskundige sta je wellicht met jarenlange ervaring en boeken vol met kennis voor je groep en wil je, met de beste bedoelingen, zoveel mogelijk daarvan overdragen aan je deelnemers. Als je vooraf geen duidelijke keuzes maakt en geen- of te grote doelen stelt, heeft dat drie vervelende gevolgen. Ik heb ze zelf ook meegemaakt in mijn trainingen:

  1. Vanwege jouw haast in de training, ga je oefeningen of tussenstappen overslaan. Want je wilt zoveel mogelijk behandelen. Je gaat steeds meer ‘zenden’. Jij en jouw deelnemers worden er doodmoe van en er wordt vrijwel niet meer geleerd.
  2. Doordat je alles wilt doen en niet kunt kiezen, ga je uitweiden over details die (nog) helemaal niet relevant zijn voor de deelnemers. Je vergeet dat niet de inhoud van jouw training, maar de werkpraktijk van jouw deelnemers centraal zou moeten staan. Jouw training wordt daardoor minder relevant voor jouw deelnemers.
  3. Je gaat naar huis met het gevoel dat je tekort geschoten bent. Je had nog zoveel meer willen meegeven.

Timemanagement voor trainers is op twee momenten belangrijk:

  1. Voorbereiding = keuzes maken
  2. Trainen = spelen met tijd

1. Timemanagement voor trainers = keuzes maken

Timemanagement voor trainers = keuzes makenDe belangrijkste stap is dat je vooraf keuzes maakt. Allereerst pak je de trainingsopdracht. Waarom wordt deze training eigenlijk gegeven? Welk probleem hebben de deelnemers? Wat wil de opdrachtgever of willen de deelnemers ná de training graag bereiken? Hoe ziet de praktijk van jouw deelnemers eruit? Je kunt vervolgens een mindmap of overzicht maken van alle mogelijke doelen en onderwerpen.

Als je dat helder hebt, komt meestal ‘tijd’ als beperkende factor om de hoek. De opdrachtgever heeft bijvoorbeeld maar één dag beschikbaar. Als de tijd nog niet vaststaat, maak ik meestal een overzichtje voor de opdrachtgever, zodat deze kan kiezen. Recent deed ik dat nog voor een training Motiverende Gespreksvoering. Dit is de verkorte versie van dat overzichtje:

  • Eén dagdeel: kennismaking met de methode Motiverende Gespreksvoering, oefenen met één techniek.
  • Twee dagen met enkele weken tussenruimte: basiskennis van de methode, beheersing van de basistechnieken.
  • Drie dagen, verspreid over twee maanden, met praktijkopdrachten: kennis van de methode, beheersing van de basistechnieken, ervaring met enkele extra technieken, toepassing van Motiverende Gespreksvoering in het werk.

Ik ben van mening dat je beter één doel kunt bereiken dan vier doelen ‘behandelen’ en ze vervolgens niet bereiken. De belangrijkste vraag is dan: welke trainingsonderdelen zullen het meeste bijdragen aan het effect dat je wilt bereiken? Welk probleem is voor de deelnemers of de opdrachtgever het grootst? Welke onderdelen zullen ze na jouw training echt kunnen toepassen?

Als je op die manier de trainingsonderwerpen gaat ordenen, dan kun je kiezen welke onderwerpen je in de training stopt en welke je weglaat. Uit eigen ervaring, maar ook uit de ervaring van honderden andere trainers kan ik je vertellen: dat geeft jou rust tijdens de training en jouw deelnemers leren uiteindelijk veel meer.

Een nauwkeurige planning is niet stressvol, maar geeft je juist de ruimte om flexibel te zijn in de uitvoering. Of, zoals een deelnemer eens zei: “Je kunt pas improviseren als je de partituur kent.”

Het proces van keuzes maken is één van de onderdelen in de training ‘Van Leren naar Presteren’. In deze training ga je met jouw eigen training aan de slag om deze zo goed mogelijk af te stemmen op de ‘prestatiedoelen’ van jouw deelnemers.

2. Timemanagement voor trainers = spelen met tijd

“Geen enkele trainingsplan overleeft het contact met de deelnemers.” Als je vooraf goede keuzes hebt gemaakt, ben je er nog niet. Want tijdens de uitvoering kan er van alles gebeuren. Bijvoorbeeld omdat je jezelf niet kunt beheersen en toch gaat uitweiden over allerlei ervaringen of details. Of omdat de deelnemers allerlei vragen stellen en je alle vragen wilt beantwoorden. Of omdat blijkt dat sommige onderdelen voor jouw deelnemers veel belangrijker of moeilijker zijn dan jij had ingeschat.

Een collega-trainer merkte een eens op: ‘spelen met tijd’ is belangrijker dan tijdbewaking. Ik vond dat een mooie opmerking. Tijdbewaking is natuurlijk nuttig, maar kan ook heel rigide worden. Spelen met de tijd, of liever: spelen binnen de tijd die je hebt, is veel beter. Dat kan alleen als je je prioriteiten helder hebt. Dan kun je een onderdeel bewust iets uit laten lopen of inkorten.

Timemanagement voor trainersOm te kunnen spelen met tijd, is tijdbewustzijn nodig. Mijn trainingsplannen hebben een voorblad met daarop een globale planning. Dat voorblad ligt altijd zichtbaar voor me. Op die manier kan ik op ieder moment zien of ik nog ongeveer op schema zit of dat ik iets aan mijn planning moet aanpassen. Tijdens de training noteer ik meestal meteen in de planning hoe lang een werkvorm daadwerkelijk duurde, zodat ik daar een volgende keer rekening mee kan houden. Tijdregistratie is volgens mij de enige manier waarop je steeds beter kunt leren plannen.

Om het tijdbewustzijn bij mijzelf en mijn trainers-in-opleiding te vergroten, maak ik vaak gebruik van een zichtbare timer bij opdrachten. Op mijn telefoon gebruik ik de app ‘Countdown Timer’ of op de beamer een ‘online timer’. Bijvoorbeeld deze. Deelnemers moeten daar vaak een beetje aan wennen. Tijdbewustzijn kan aanvankelijk een beetje stress geven. Mijn ervaring is dat dit snel went. Daarnaast ben ik van mening dat de tijd er gewoon is. Je kunt als trainer de tijd wel negeren, maar dat is struisvogelpolitiek.

Opdrachten hebben in mijn trainingen bijna altijd een afgebakende tijd. Wanneer je de deelnemers 20 minuten aan een opdracht laat werken, wordt het resultaat meestal niet twee keer zo goed als je ze er 40 minuten aan laat werken. Dat betekent voor een trainer dat je het lef moet hebben om gesprekken of opdrachten te onderbreken en daarbij ook wel eens een ontstemde blik te krijgen. Ook nabesprekingen van rollenspellen of minitrainingen duren bij mij zelden langer dan 10 minuten. Dan is misschien niet alles gezegd, maar wel het belangrijkste.

Tenslotte nog één belangrijke tip: Jouw deelnemers hoeven jouw tijdstress niet te voelen. Misschien voel jij je wel vervelend omdat je een onderdeel in je programma moet overslaan. Maar de deelnemers weten dat meestal niet, en missen het dus ook niet. Als jij jouw stress met hen gaat delen, is dat voor jouw gevoel misschien wel lekker, maar jouw deelnemers hebben er niets aan. Sterker nog: ze kunnen er zelfs ontevreden door worden, omdat ze ineens weten wat ze missen. (Ik had nog een heel leuke werkvorm met een leuke verrassing, maar die sla ik vanwege tijdgebrek nu helaas over…) 

Wat zijn jouw ideeën bij timemanagement voor trainers? Schrijf jouw reactie hieronder en laat andere trainers delen in jouw inzichten en tips.

Train-de-trainercursus

In de train-de-trainercursus van Bridge2learn leer je in drie maanden de basis van het trainingsvak. In deze cursus oefen je ook met timemanagement voor trainers. Wil je daar meer over weten? Kijk dan eens op deze pagina, of neem contact met mij op: info@bridge2learn.nl.