Een financieel systeem voor ondernemende trainers

Veel ondernemers hebben een ongemakkelijke verhouding met hun financiële administratie. Misschien heb jij dat ook wel. Je weet niet precies hoeveel omzet en kosten je maakt. Je loopt achter met je financiële administratie en de belastingaanslag is ieder jaar weer een vervelende verrassing.

Geld maakt niet gelukkig, maar het is wel het levensbloed van je onderneming. En geloof me: met het financieel systeem waar ik mee werk, wordt het managen van je financiën nog leuk ook.

In dit artikel krijg je uitleg over een financieel systeem voor ondernemende trainers. In het vorige artikel, dat je hier kunt lezen, heb ik je laten zien dat een ondernemer altijd voorbereid moet zijn op een crisis. Zo’n systeem als dit, kan je daarbij helpen. Maar het werken met een financieel systeem heeft nog meer voordelen:

    • Je hebt op ieder moment inzicht in de financiën van jouw onderneming.
    • Je krijgt grip op je kosten, waardoor jouw onderneming meer winst gaat maken.
    • De belastingaanslag wordt een feestje waar je ook nog wat aan overhoudt.
    • Je bouwt, bijna ongemerkt, een buffer op zodat jouw onderneming tegen een crisis kan.

Ik ga je stap voor stap uitleggen hoe zo’n financieel systeem werkt. Het inrichten van dit systeem vraagt wat tijd. Maar als je er eenmaal mee werkt kost deze methode je ongeveer een kwartiertje per maand. En het is nog leuk om te doen ook.

Zo werkt het, stap voor stap

Ik heb deze Profit-Firstmethode jaren geleden van Femke Hogema en Mike Michalowicz geleerd. Later heb ik de methode enigszins aangepast aan mijn eigen situatie en wensen. Hoe ik dat nu doe, ga ik stap voor stap aan je uitleggen, zodat jij het ook kunt toepassen. Dit is mijn hele financiële systeem in één afbeelding. De gele blokken zijn mijn zakelijke rekeningen. Die heb ik aangemaakt bij één bank: Knab.

financieel systeem voor ondernemende trainers

Een goed financieel systeem begint natuurlijk met jouw toegevoegde waarde. Jij geeft goede trainingen. Vervolgens betalen jouw klanten dankbaar jouw facturen. Alle inkomsten komen binnen op één zakelijke rekening: de inkomstenrekening.

  1. Kies een verdeeldatum. Eén of twee keer per maand, op een vaste datum, verdeel je de inkomsten over de overige rekeningen. (Ik doe dit altijd op de 10e en 25e van iedere maand.) Daarbij volg je de volgende stappen.
  2. Parkeer eerst alle vooruitbetalingen. Tel alle bedragen bij elkaar op die jouw deelnemers of opdrachtgevers vooraf betaald hebben in de afgelopen weken. Maak dit totaalbedrag over naar de rekening ‘vooruitbetalingen’. Verderop leg ik uit waarom dit zo’n belangrijke rekening is.
  3. Verdeel de overige inkomsten. Maak het resterende bedrag over naar de overige rekeningen. Dat doe je volgens percentages die je vooraf vastgesteld hebt. Laat jouw boekhouder of accountant je daarbij helpen. De onderstaande percentages geven een realistisch voorbeeld voor een zelfstandige trainer (zonder bedrijfspand) met een omzet van € 60.000 per jaar.
    1. 30% naar de belastingrekening
    2. 20% naar de kostenrekening
    3. 10% naar de bufferrekening
    4. 40% naar de salarisrekening
  4. Beperk je zakelijke kosten. Het bedrag dat nu op je kostenrekening staat is de limiet voor je bedrijfskosten. Probeer je kosten lager te houden dan dit bedrag. Als blijkt dat je structureel minder kosten maakt en dus geld overhoudt op deze rekening, kun je het volgende doen:
    1. Verlaag je kostenpercentage met 1-2%.
    2. Handhaaf je huidige kostenpercentage en maak een deel van het geld over als extraatje naar privé.
    3. Handhaaf je huidige kostenpercentage en maak een deel van het geld over naar een aparte spaarrekening voor toekomstige bedrijfsinvesteringen.
    4. Handhaaf je huidige kostenpercentage en maak een deel van het geld over naar de bufferrekening.
  5. Zet de tering naar de nering. Vanaf de salarisrekening maak je maandelijks salaris over naar je privérekening.
    1. Advies 1: maak maandelijks een vast salarisbedrag over naar jouw privérekening dat lager is dan wat je verwacht te verdienen. Zo komt er regelmaat in je privésalaris en komt er ook wat extra geld op de salarisrekening te staan.
    2. Advies 2: richt je privéleven zo in dat je rond kunt komen van je salaris. Kijk daarbij vooral naar je vaste lasten. Op luxe uitgaven kun je in tijd van nood makkelijk bezuinigen, maar je vaste lasten zijn het grootste probleem als er een crisis komt.
  6. Steel niet van de belasting. De verleiding kan groot zijn om geld te ‘lenen’ van de belastingrekening. Dat geld staat er toch een jaar lang te wachten. Doe dat niet. Het risico is groot dat je daar een gewoonte van maakt. Stel dat je in 2020 het geld nog moet verdienen om de belastingaanslag van 2019 te betalen, dan heb je nu een groot probleem.
    1. Advies 1: sommige mensen vinden het prettig om hun belastingreservering niet bij de gewone zakelijke rekeningen te laten staan, maar weg te zetten op een aparte (geblokkeerde) spaarrekening, zodat dit saldo niet steeds zichtbaar is. Zo voorkom je verleiding.
    2. Advies 2: zet je belastingreservering vast tot juni van het volgende jaar in een termijndeposito. Zo voorkom je verleiding en krijg je nog een beetje rente ook. (Uiteraard kan dit alleen als je geen voorlopige aanslag krijgt.)

Waarom een aparte rekening voor vooruitbetalingen?

Het financieel systeem voor ondernemende trainers bevat een rekening vooruitbetalingen. De belangrijkste reden voor deze rekening is een principiële reden: maak geen geld op dat je nog niet verdiend hebt. Het geld mag dan wel binnen zijn, maar je hebt het eigenlijk nog niet verdiend, dus is het nog niet van jou.

Er is ook een praktische reden voor deze rekening. Je hebt dan altijd genoeg geld om deelnemers of organisaties terug te betalen bij een annulering, wat daarvan ook de reden mag zijn. Je voelt daar niet zoveel van, want het geld stond toch nog geparkeerd op een aparte rekening.

En hoe komen die vooruitbetalingen dan weer bij je inkomsten?

Zodra een cursus start, laat je het geld van de vooruitbetalingen terugvloeien naar de inkomstenrekening. Je kunt dat doen door de omzet van deze cursus te delen door het aantal weken dat de cursus duurt. Een voorbeeld:

  • Je geeft een open cursus van vier cursusdagen, in een periode van 12 weken.
  • Negen deelnemers x € 2.000 = € 18.000 omzet.
  • € 18.000 omzet / 12 weken = € 1.500 per week.

Je maakt dan een wekelijkse automatische overschrijving van € 1.500 aan die na twaalf keer stopt. Dus twaalf weken lang druppelt (of stroomt) er wekelijks geld binnen op jouw inkomstenrekening. Een leuk bijeffect is dat je inkomsten wat gelijkmatiger verdeeld worden. Datzelfde doe ik ook met incompany trainingen die vooraf betaald worden. Dit jaar heb ik een klant die in december al € 14.000 wilde betalen voor een cursus die uiteindelijk het volgende jaar pas zou beginnen. Het is natuurlijk hartstikke dom om dat geld meteen in december al op te maken.

Hoe doe je dat als je een training of cursus door andere trainers laat uitvoeren?

Als ik een cursus voor een deel door andere trainers laat uitvoeren, zijn mijn kosten voor deze cursus relatief hoog. In zo’n geval zet ik bij aanvang van de cursus eerst het bedrag voor de trainers die ik inhuur op de kostenrekening. Zo weet ik zeker dat ik hen kan betalen. Daarna verdeel ik het overblijvende omzetbedrag op de manier die hierboven beschreven staat.

Hoeveel geld zet je op de bufferrekening?

Uiteraard is dat maatwerk. Als jouw partner kostwinner is en genoeg verdient om van te kunnen leven, dan is een buffer minder belangrijk. Als jouw inkomen noodzakelijk is om de vaste lasten te kunnen betalen, dan is een buffer juist heel erg belangrijk.

Zodra ik met dit financieel systeem begon te werken, heb ik zo snel mogelijk een buffer voor drie maanden opgebouwd. Op de bufferrekening stond toen genoeg geld voor drie maanden salaris + drie maanden vaste bedrijfskosten. Ik laat mijn arbeidsongeschiktheidsverzekering dus ook pas na drie maanden ingaan. Dat maakt je AOV ook weer een stuk goedkoper. Later heb ik de buffer laten groeien naar zes maanden. Toen heb ik het bufferpercentage verlaagd naar 2%. De buffer blijft nu met kleine beetjes groeien.

Het doel van de bufferrekening is het opvangen van de eerste klap bij een crisis. Daarnaast kun je natuurlijk nog andere maatregelen nemen. Inmiddels heb ik in mijn financieel systeem meerdere buffers opgenomen.

  1. Eerste buffer: de zakelijke rekeningen zelf. Op de salarisrekening en de kostenrekening staat altijd genoeg geld voor ongeveer twee maanden. Dat is sowieso wel fijn voor trainers, want in juli en augustus heb je weinig inkomsten.
  2. Tweede buffer: de bufferrekening voor zes maanden die hierboven staat.
  3. Derde buffer: termijndeposito’s. Deze hebben ieder een looptijd van een jaar en zijn allemaal in een andere maand gestart. Dit geld komt dus, indien nodig, binnen één jaar vrij in maandelijkse porties.
  4. Vierde buffer: crowdfunding. Een deel van mijn geld heb ik geïnvesteerd in crowdfunding. Dit geld komt maandelijks vrij, maar in onregelmatige hoeveelheden verspreid over vijf jaar. Voor deze buffer heb ik gekozen omdat ik dit geld niet op korte termijn nodig heb en de rendementen hier wat hoger zijn. (Evenals de risico’s overigens.)

Hoe doe je dit als hobby-ondernemer?

Ben jij een ondernemer die gewoon wat experimenteert naast je baan? Heb je minder dan € 10.000 omzet per jaar? Heb je al een privébuffer om tegenslag op te vangen? En heb je misschien ook nog een partner die voor een groot deel van het inkomen zorgt? Dan kan ik me voorstellen dat het optuigen van zo’n financieel systeem wat ver gaat. Dit een vereenvoudigde versie:

  1. Kies een vaste dag per maand om je inkomsten te verdelen.
  2. Tel alle inkomsten van de afgelopen maand bij elkaar op.
  3. Verdeel die inkomsten volgens deze verdeelsleutel:
    1. 50% direct naar je privérekening
    2. 30% op een belasting-spaarrekening
    3. 20% op een kosten-betaalrekening
  4. Eventueel zou je nog een spaarrekening (privé of zakelijk) kunnen gebruiken voor een kleine extra buffer.

NB: In mijn eerste jaren als parttime ondernemer gebruikte ik mijn privérekeningen. Misschien doe jij dat ook wel. Als de bank daar achter komt, kunnen ze moeilijk gaan doen. Daarnaast hoeft een zakelijke rekening niet veel te kosten. Bij Knab betaal je 60 euro per jaar. Met een zakelijke rekening houd je ook beter overzicht over je financiën. Een laatste reden voor een zakelijke rekening is dat het geld op deze rekeningen niet meetelt voor jouw vermogen. Als je veel privégeld hebt, kan dat een extra reden zijn om een zakelijke rekening te openen.

Waarom wordt de belastingaanslag een feestje?

Ik schreef aan het begin van dit artikel dat je belastingaanslag nu een feestje wordt. Bij ieder feestje moet je natuurlijk zelf de slingers ophangen, dus dit is mijn manier om er een feestje van te maken.

  1. Het belastingpercentage dat ik gekozen heb is altijd iets te hoog. Vorig jaar had ik € 10.000 meer apart gezet voor de belasting dan ik uiteindelijk moest betalen. Dat verschil voelt als een cadeautje. Dit geld heeft altijd op een aparte rekening gestaan en is dus nooit van mij geweest. Nu krijg ik het alsnog en kan ik het in één keer overmaken naar privé!
  2. Bij het betalen van de belasting, denk ik altijd aan alle goede dingen die met dit geld gedaan worden. Zodra de aanslag komt, betaal ik de rekening meteen dezelfde of de volgende dag in z’n geheel. We vieren dat moment ook als gezin. Het is onze bijdrage aan onze overheid en daar zijn we trots op.

Misschien komen er wat cynische gedachten bij je op als je dit leest. Punt 1: je houdt jezelf voor de gek. Punt 2: de overheid doet heel veel stomme dingen met je geld. Daar ben ik niet blind voor. Het is mijn keuze om op deze manier met de belasting om te gaan. Als je toch moet betalen, wil je dat dan met een zuur en chagrijnig gezicht doen en zo laat mogelijk? Of maak je er wat leuks van? Ik weet het antwoord wel!

Tenslotte

Er was eens een man die ging wandelen met een vriend terwijl er regen werd voorspeld. Hij nam een paraplu mee, maar zijn vriend niet. Ze wandelden twee uur en er viel geen regen. Toen ze thuis kwamen zei de vriend een beetje spottend: “Jij hebt die paraplu dus voor niks meegenomen. Ben ik blij dat ik dat niet gedaan heb!”

Het antwoord van de man was:

“Omdat ik die paraplu bij me had, heb ik mij geen moment zorgen gemaakt over een bui. Daardoor heb ik nog meer genoten van de wandeling.”

Er hoeft geen crisis te komen om plezier te hebben van een goed cashflowsysteem en een goede buffer. En als die crisis toch komt, dan ben je er dubbel zo blij mee.

Het financieel systeem dat hier beschreven wordt, is een onderdeel van het leertraject Ondernemen als Trainer.

0 antwoorden

Plaats een Reactie

Meepraten?
Draag gerust bij!

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *