De voorbereiding van een training, zo pak je dat (niet) aan

Janet is expert in cybercrimepreventie. Ze is hier al jarenlang dagelijks mee bezig. Een ander team in haar organisatie heeft haar gevraagd of ze daarover een workshop wil geven. Janet zegt volmondig ja. Die workshop is echter pas over twee maanden en Janet heeft het druk. Hectisch druk. In haar achterhoofd zeurt steeds dat stemmetje dat ze eigenlijk iets zou moeten voorbereiden, maar steeds stelt Janet het uit. Soms denkt ze er even over na, maar dan komt er niet echt iets uit. Ze wordt daar onrustig van en ziet er tegenop om er echt voor te gaan zitten. Op de dag vóór de workshop maakt ze eindelijk een begin. Verder dan dat begin komt ze niet, want vanwege een crisis op haar werk moet Janet andere prioriteiten stellen. Tot diep in de nacht werkt Janet, in haar eigen tijd, aan de workshop. Ontevreden valt ze in slaap. De workshop is eigenlijk niet meer dan een presentatie geworden en die presentatie zelf is eigenlijk niet meer dan een ongestructureerde opsomming van teksten.

Herken je de aanpak van Janet?

Stel je de voorbereiding van een training ook uit tot het laatste moment om vervolgens ontevreden te zijn met het resultaat? Je bent niet de enige. Zeker als je normaal gesproken in jouw werk door externe prikkels gestuurd wordt, kan het best lastig zijn om uitgebreid de tijd te nemen voor de voorbereiding van een training die nog zo ver weg is.

Soms herken ik mijzelf ook in het uitstelgedrag van Janet. Ik vind het uitvoeren van een training ook leuker dan de voorbereiding van een training. Eenzaam zit ik dan na te denken over een training die pas over enkele weken gaat beginnen. Soms kom ik een uur lang niet echt op ideeën. Ik word er ongedurig van en laat me afleiden door alles wat ik hoor en zie. Er komt dan weinig uit mijn handen.

Inmiddels heb ik een aanpak gevonden die mij helpt

Als jij jezelf herkent in het verhaal van Janet, gaat deze aanpak jou ook helpen. Je kunt jouw brein aan het werk zetten terwijl jij ondertussen gewoon iets anders aan het doen bent. Dat doe je door in stappen te werken met ruime tussenpozen en deadlines. Ik ben ook benieuwd naar jouw voorbereidingstips. Je kunt ze onder dit artikel posten.

Door de voorbereiding van een training op deze manier uit te voeren, voorkom je ook stress. Een beetje stress is helemaal niet ongezond, maar het is wel funest voor creatieve processen zoals het ontwerpen van een training. Stress helpt je wel om hard te werken, maar het vernauwt je focus zodat je niet meer goed creatief kunt denken.

Met deze methode is jouw ontwerp niet alleen op tijd klaar, maar is het ook nog veel beter dan jouw last-minute-voorbereiding. De kunst is dat je ‘agile’ gaat werken door het ontwerp op te knippen in vijf stappen waarin je steeds een deelproduct oplevert.

1. Doe onderzoek en beschrijf de doelen
2. Maak een globaal plan
3. Bedenk de werkvormen
4. Werk de details uit
5. Inpakken!

Zet jouw creatieve brein aan het werk en minimaliseer de kans op stress

Stap 1: Doe onderzoek en beschrijf de doelen

Heb je gezien dat Janet in haar aanpak het onderzoek en het stellen van doelen helemaal overgeslagen heeft? Dat is al een eerste reden waarom een ontwerp soms niet op gang komt. De eerste fase bestaat uit onderzoek. Onderzoek de trainingsvraag en de praktijk van de deelnemers en beschrijf de doelen. De doelen voor een training kun je op drie niveaus beschrijven:

1. Effectdoelen beschrijven het uiteindelijke effect dat je wilt bereiken met de training. Ze beschrijven het hogere (niet altijd meetbare) doel dat je wilt bereiken, het ‘why’ van jouw training.
2. Gedragsdoelen beschrijven het concrete gedrag dat in de praktijk te zien is na de training. Dit gedrag draagt bij aan de effectdoelen. Gedragsdoelen kun je in de praktijk meten, na de training. Zie ook dit artikel over gedragsdoelen.
3. Trainingsdoelen zijn subdoelen van de gedragsdoelen. Trainingsdoelen gaan onder andere over kennis, inzicht, motivatie, vaardigheden en technieken. Trainingsdoelen kun je meten aan het einde van een training.

Het helpt je als je een deadline hebt waarmee je deze fase voorlopig afsluit. Het eindproduct van deze fase is een offerte. Je  stuurt de opdrachtgever een voorstel met daarin de doelen, de adviezen en de leerinterventies die nodig zijn. Dat kan een formele offerte zijn, maar het kan natuurlijk ook een informele e-mail zijn met een voorstel.

Mijn stok-achter-de-deur-tip:  je belooft de opdrachtgever dat je het voorstel op een bepaalde datum opstuurt. Bijvoorbeeld één week na jullie telefoongesprek.

Stap 2: Maak een globaal plan

Je maakt op maximaal één A4 een schets van de training of het leertraject. Je verdeelt de onderwerpen over de trainingsmomenten met een ruwe tijdindicatie per onderwerp. Je schat in hoeveel oefeningen je nodig hebt per onderwerp en of er nog voorbereidingsopdrachten, introductiewerkvormen en verwerkingsopdrachten nodig zijn. Als je al ideeën voor werkvormen hebt, zet je die ook in steekwoorden erbij, zonder ze nog verder uit te werken.

Misschien kom je tot de conclusie dat je nog wat zelfstudie te doen hebt over het onderwerp dat je mag trainen. Plan dat ook meteen in je agenda.

Het eindproduct van deze fase is een globaal trainingsplan of een globaal plan voor het complete leertraject. Hiernaast vind je een voorbeeld van een globaal plan van een training van één dagdeel.

Mijn stok-achter-de-deur-tip: je belt nog een keer met de opdrachtgever en schetst mondeling wat je van plan bent. Of je maakt een mooie versie van jouw globale plan en stuurt het op. Om te zorgen dat je dit ook echt doet, kun je een belafspraak plannen om dit globale plan te bespreken. Die afspraak plan je al voordat je dit globale plan geschreven hebt.

Stap 3: Bedenk de werkvormen – ongeveer twee weken voor de training

Je vult het trainingsplan nu verder in. Je kiest of bedenkt de werkvormen. Je werkt nu ook de voorbereidings- en verwerkingsopdrachten voor de deelnemers verder uit.

Het eindresultaat van deze fase is een trainingsplan met een tijdsindeling en globaal uitgewerkte werkvormen. Op deze pagina vind je een format voor een trainingsplan met uitleg en een voorbeeld.

Mijn stok-achter-de-deur-tip: Plan in jouw agenda de tijd om dit uit te werken en plan meteen daarna een herinnering dat je de informatie en voorbereidingsopdrachten aan de deelnemers stuurt. Beloof vooraf ook aan de opdrachtgever dat je dit twee weken van tevoren zult sturen aan de deelnemers. Je kunt deze informatie namelijk alleen opsturen als je de training al ongeveer uitgedacht hebt.

Stap 4: Werk de details uit – ongeveer één week voor de training

Ongeveer één week voor de training werk je de training helemaal uit. Dat betekent dat het hele trainingsplan gevuld is, dat de presentatie af is, dat de materialen voor de werkvormen in huis zijn en dat de hand-outs klaar staan op je computer. Je maakt nu ook gebruik van de eventuele casuïstiek die de deelnemers na jouw voorbereidingsopdracht aan jou gestuurd hebben. Als je samenwerkt met een andere trainer of trainingsacteur is jouw stok achter de deur dat je ongeveer een week vóór de training het uitgewerkte trainingsplan opstuurt.

Stap 5: Inpakken – de dag voor de training

Op de dag voor de training heb je nog hooguit een uurtje nodig voor het printen en inpakken van je spullen, wat laatste creatieve details en misschien nog een enthousiast appje of e-mail aan de deelnemers dat je er zin in hebt. Ook een laatste reminder om iets mee te nemen naar de training kun je op deze laatste dag versturen. Bij nieuwe trainingen neem ik nog een keer de tijd om het trainingsplan eens rustig door te lezen.

Deze vijf stappen zijn een hulpmiddel, geen keurslijf

Ze kunnen je helpen om het ontwerpproces te spreiden over een langere periode. Je zult merken dat jouw creatieve brein in de tussenliggende tijd gewoon doorgaat met het ontwerpen van de training. Tijdens het sporten en onder de douche zul je ideeën krijgen die je later weer verder kunt uitwerken.

Deze voorbereiding van een training maakt je minder afhankelijk van tijdsdruk. Als er in de tussenliggende tijd iets urgents gebeurt, is dat geen probleem. Je hebt nog tijd genoeg om je voorbereiding te verplaatsen in je agenda zonder dat jij stress ervaart.

Zo kan het bijvoorbeeld gebeuren dat ik drie dagen achter elkaar drie verschillende trainingen geef. De dag voorafgaand aan deze driedaagse trainingsmarathon ben ik maar drie uurtjes bezig met de voorbereiding. Alles ligt daarna in stapeltjes klaar en ik kan in volle rust en aandacht de training uitvoeren. ’s Avonds heb ik dan hooguit een half uurtje nodig om mijn tas in te pakken voor de volgende dag en dat is het.

Wat zijn jouw tips voor de voorbereiding van een training?